Las ayudas pueden solicitarse exclusivamente por entidades e instituciones culturales extranjeras en dos plazos a lo largo del año: durante el mes de marzo y el mes de septiembre (salvo CINE que se convoca en agosto). Las solicitudes se realizan a través de la aplicación informática PICE únicamente durante el plazo establecido. Para acceder a esta aplicación el candidato debe validarse como usuario registrado (mediante usuario/login y clave/password).